Starten als zelfstandige? Vermijd deze 7 veelgemaakte fouten

Valkuilen vóórdat je gaat starten als zelfstandige

1. Je neemt niet voldoende tijd om de beste ondernemingsvorm te bepalen

Ga je een eenmanszaak starten of richt je een vennootschap op? Wanneer je gaat starten als zelfstandige, is dit een van de meest fundamentele vragen die je jezelf moet stellen. De keuze van je ondernemingsvorm heeft namelijk een grote impact op de dagelijkse werking van je bedrijf, maar ook op zaken als je juridische bescherming, fiscale lasten …

We zetten enkele overwegingen op een rijtje die je als startende ondernemer moet afwegen als je een ondernemingsvorm kiest.

Aansprakelijkheid

Bij een eenmanszaak of een commanditaire vennootschap (CommV) ben je bijvoorbeeld persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van je onderneming. In een besloten vennootschap (BV) of naamloze vennootschap (NV) is je aansprakelijkheid daarentegen beperkt tot je eigen inbreng.

Belastingtarieven

Wil je een eenmanszaak starten? Weet dan dat je winsten bij je persoonlijke inkomsten geteld worden. Het tarief voor de personenbelasting stijgt naarmate je als zelfstandige meer verdient, waardoor je in een belastingschijf tussen de 25% en 50% terechtkomt.

Als startende zelfstandige in een vennootschap wordt echter alleen je loon in de personenbelasting belast. De rest van je winst valt onder de vennootschapsbelasting, waarvoor je een lager tarief van 25% betaalt.

Wil je starten als zelfstandige in een kleine vennootschap? Dan kom je mogelijk zelfs in aanmerking voor het verlaagd tarief van de vennootschapsbelasting (20%).

Administratieve verplichtingen

Een eenmanszaak en bepaalde vennootschappen (zoals een CommV en VOF) met een jaarlijkse omzet lager dan 500.000 euro mogen een enkelvoudige boekhouding voeren. Andere vennootschapsvormen zijn verplicht om een dubbele boekhouding bij te houden, wat uiteraard meer inspanning vergt.

Afhankelijk van de vorm van je onderneming ben je ook verplicht om een notariële oprichtingsakte te laten opstellen, een financieel plan te maken en elk boekjaar een jaarrekening neer te leggen.

Startkapitaal

Starten als zelfstandige kan sowieso zonder startkapitaal als je kiest voor een eenmanszaak. Ook de meeste vennootschappen vereisen meestal geen minimumkapitaal meer bij hun oprichting – met uitzondering van de naamloze vennootschap. In sommige gevallen moet je echter wel kunnen aantonen dat je over voldoende eigen middelen beschikt om een periode van 2 jaar te overbruggen.

2. Je houdt je aftrekbare kosten als startende zelfstandige niet bij

Je gaat starten als zelfstandige architect, copywriter, verzekeringsmakelaar, schoonheidsspecialist, kunstenaar … Welke zelfstandige activiteit je ook gaat uitvoeren, de kans is heel groot dat je daarvoor moet investeren in materiaal, een opleiding, een bedrijfspand, marketing, enzovoort.

Het goede nieuws is dat de fiscus je toelaat om investeringen die je tot 3 maanden voor je start als zelfstandige hebt gedaan, af te trekken. Het is dan natuurlijk wel belangrijk dat je kunt bewijzen dat deze beroepskosten uitsluitend voor professionele doeleinden werden gemaakt. De computer waarop je al je vakantiefoto’s opslaat, zal helaas dus niet meetellen!

💡Accountable tip: vergeet zeker niet je facturen en bonnetjes te bewaren als je aftrekbare kosten maakt, ook vóór je opstart als zelfstandige. Met de Accountable-app is dit heel eenvoudig: de app scant je bonnetjes en wijst ze automatisch toe aan een categorie, zodat je meteen ziet hoeveel kosten je hebt gemaakt én welk bedrag aftrekbaar is.

Lees zeker ook ons artikel over aftrekbare kosten voor zelfstandigen als je gaat starten als zelfstandige en je tips wilt om beroepskosten te maken.

3. Je wilt alles zelf doen en vraagt geen hulp

Je bent een fantastische website developer, bouwaannemer of consultant. Maar wie wil starten als zelfstandige, moet nog meer kunnen dan enkel zijn of haar vak. Denk maar aan:

• Rechtsgeldige offertes, facturen en contracten maken
• Algemene voorwaarden opstellen
• Promotie maken voor je onderneming en je van je concurrenten onderscheiden
• Een enkelvoudige of dubbele boekhouding bijhouden
• Je btw-aangiften en belastingaangiften opstellen en indienen
• Een businessplan maken
• Je fiscaliteit optimaliseren, bijvoorbeeld via beroepskosten, door aan pensioensparen voor zelfstandigen te doen, door investeringen te maken, enzovoort

Vragen om hulp is niet voor iedereen even makkelijk, maar als startende zelfstandige omring je jezelf best met experten om je slaagkansen te verhogen. Een goede boekhouder zal bijvoorbeeld niet alleen je boekhouding in orde brengen, maar je ook begeleiden om een vennootschap op te richten of je onderneming te laten groeien.

Ook Accountable staat voor je klaar met advies voor startende ondernemers. Van tips om je eenmanszaak te starten tot een lijst met opties om een passief inkomen te genereren: op onze blog vind je alle informatie die je nodig hebt als zelfstandige in België. Nood aan een fiscale of boekhoudkundige expert? We brengen je meteen in contact met onze Belastingcoaches en partner-boekhouders.

Fouten voor startende zelfstandigen na de opstart

4. Je investeert te weinig in je klantenbestand

Of je nu een eenmanszaak of een vennootschap opricht, als zelfstandige in bijberoep of hoofdberoep: zonder klanten zal je onderneming het niet (lang) overleven. Startende ondernemers geven vaak ook aan dat nieuwe klanten vinden een van de grootste uitdagingen van het ondernemerschap is.

Investeer dus vanaf het begin in je netwerk. Stuur duidelijke offertes uit, zorg voor goede aftersales en vraag tevreden klanten om een beoordeling te schrijven. Die kun je dan meteen uitspelen op je website en sociale media. Blijf ook in contact met klanten die je momenteel geen opdrachten meer bezorgen. Je weet nooit wat de toekomst brengt, en met jouw zaak vers in het geheugen verwijzen ze misschien zelfs andere ondernemingen naar je door.

Tip: als startende zelfstandige houd je best de 80/20-regel in het achterhoofd. In het geval van je klantenportefeuille mag één klant nooit instaan voor meer dan 20% van je omzet. Want stel je maar even voor dat die klant het opeens voor bekeken houdt. Probeer je klantenbestand dus voldoende te diversifiëren om jezelf meer ademruimte te geven.

5.  Je betaalt het forfaitaire minimum aan sociale bijdragen als startende ondernemer

Ga jij starten als zelfstandige? Zowel als eenmanszaak als vennootschap betaal je verplicht sociale bijdragen. Deze kwartaalbijdrage is vastgelegd op 20,5% van je netto belastbare inkomen. Welk bedrag je elk kwartaal betaalt, hangt dus af van je jaarinkomen.

Als startende ondernemer is het natuurlijk best moeilijk om in te schatten hoeveel je gaat verdienen. Daarom kiezen veel startende zelfstandigen in hoofdberoep ervoor om in het begin de minimale sociale bijdrage te betalen, in afwachting van een nauwkeuriger beeld van hun inkomen. In 2024 bedraagt die standaard voorlopige bijdrage 890,51 euro. Het sociaal verzekeringsfonds baseert dat getal op de inschatting dat je jaarinkomen de eerste drie jaar 16.861,46 euro zal bedragen.

Als je echter meer dan 16.861,46 euro per jaar verdient, zul je uiteindelijk meer dan het minimumbedrag moeten betalen. Binnen de komende twee tot drie jaar zal het sociale verzekeringsfonds je bijdrage dan regulariseren. Lees: je krijgt een afrekening in je mailbox waarvan je mogelijk toch even moet bekomen.

Zorg er daarom voor dat je vanaf het begin 20,5% van je inkomen aan sociale bijdragen betaalt. Als het bedrag dat je sociaal verzekeringsfonds je vraagt te betalen niet is aangepast aan je inkomen, vraag dan om een aanpassing. Zo vermijd je later onaangename verrassingen.

Heb je geen zin om te rekenen? Neem een kijkje in de Accountable-app! We berekenen in realtime hoeveel je als startende zelfstandige aan sociale bijdragen moet betalen, zodat jij er je hoofd niet over hoeft te breken.

6. Je hebt geen idee wat je verdient en uitgeeft

Als startende zelfstandige – en natuurlijk ook als ervaren ondernemer – is het echt cruciaal dat je financieel inzicht in je zaak hebt. Zo kun je goed onderbouwde beslissingen nemen en bouw je geen schuldenberg op zonder dat je het misschien zelf beseft.

Kijk eerst en vooral naar je onkosten. Begin bij je vaste kostenstructuur, zoals de huur van je bedrijfspand, je verzekeringspremies, je loon als bedrijfsleider (als je een vennootschap hebt), je kredietaflossingen … Die uitgaven veranderen in principe niet en heb je ongeacht de omzet van je bedrijf. Probeer ook je variabele kosten in kaart te brengen, zoals verpakkings- en transportkosten en de aankoop van materiaal of grondstoffen.

Analyseer vervolgens je inkomsten. Zijn die voldoende om je kosten te dekken? Hoeveel producten of diensten moet je verkopen om break-even te draaien en hoeveel winst houd je op het einde van de rit over?

Door je cashflow goed onder controle te houden, kun je als startende ondernemer beter anticiperen op problemen en je doelstellingen beter monitoren. Zie je dat je bedrijf moeilijk het hoofd boven water houdt? Wacht niet te lang om hulp te vragen – we verwijzen je graag naar punt 3 van dit artikel.

7. Je doet als startende ondernemer een voorafbetaling aan de belastingdienst

Zoals de term al aangeeft, houdt het betalen van een belastingvoorschot in dat je je belastingen vooraf betaalt. Je betaalt dan in vier termijnen belasting over jouw belastbaar inkomen van het huidige jaar.

Wil je een vennootschap of eenmanszaak starten, dan ben je in principe verplicht om deze voorafbetalingen te doen. Doe je dit niet, dan rekent de belastingadministratie een belastingvermeerdering van maar liefst 9% aan!

Maar als startende zelfstandige in hoofdberoep ben je voor drie jaar vrijgesteld van voorafbetalingen. Met andere woorden, de fiscus past de eerste drie levensjaren van je onderneming geen belastingvermeerdering toe. Je hebt er dus ook geen baat bij om dat wél te doen.

Integendeel: als startende ondernemer is het in de eerste twee jaar heel moeilijk om in te schatten hoeveel je de komende maanden zult verdienen. Door je belastingen niet vooraf te betalen, behoud je meer liquiditeit in je bedrijf en kun je dat geld mogelijk gebruiken voor investeringen in je onderneming of onvoorziene uitgaven.

‍